Gjør en lang liste med datoer om til kalenderoppføringer på sekunder

Fra denne …

Tenk deg at du får en e-post fra skolen, idrettslaget eller en kursarrangør med informasjon som:

• 16. september – foreldremøte
• 23. september – trening gruppe A
• 4. oktober – samling
• 18. oktober – ingen aktivitet
• 2. november – arrangement kl. 17.30
• 14. desember – avslutning

Kanskje noen datoer gjelder deg, mens andre gjelder andre grupper. Normalt må du lese gjennom alt, finne de relevante datoene og opprette kalenderhendelsene én etter én. Det trenger du ikke.

… til dette

Ta et skjermbilde, last opp PDF-en eller lim inn teksten i ChatGPT. Be ChatGPT finne datoene som gjelder deg og lage en kalenderfil i .ics-format. Når filen er ferdig, åpner du den og importerer hendelsene til kalenderen din.

Resultatet er at en lang informasjonsmelding kan bli til ferdige kalenderoppføringer på under et minutt.

Slik gjør du det

1. Last opp informasjonen

Gi ChatGPT det du har fått. Det kan for eksempel være:

• et skjermbilde
• et bilde tatt med mobilen
• en PDF
• en e-post du kopierer inn
• en tabell
• ren tekst

Du trenger ikke rydde opp i informasjonen først.

2. Fortell hva som gjelder deg

Hvis informasjonen inneholder flere grupper, personer eller aktiviteter, forteller du ChatGPT hva som er relevant. For eksempel: «Datteren min er i gruppe A.» Da kan ChatGPT gå gjennom informasjonen og plukke ut hendelsene som gjelder gruppe A.

Kontroller likevel resultatet mot originalen før du importerer – særlig datoer og klokkeslett.

3. Be om en kalenderfil

Nå kan du ganske enkelt be om en fil som kan importeres i kalenderen.

Jeg vil ha en kalenderfil (.ics) som jeg kan importere i kalenderen min.

Finn alle datoer og hendelser i informasjonen jeg har gitt deg som er relevante for meg, og opprett én kalenderhendelse for hver av dem.

Ta med:
- tydelig navn på hendelsen
- riktig dato
- start- og sluttid når dette finnes
- relevant informasjon i beskrivelsen
- sted når dette finnes

Hvis et klokkeslett ikke er oppgitt, bruk heldagshendelse i stedet for å finne på et tidspunkt.

Ikke ta med hendelser som ikke gjelder meg.

Før du lager filen, kontroller datoene én ekstra gang mot informasjonen jeg har gitt deg.

Lag deretter en .ics-fil jeg kan åpne og importere i kalenderen.

4. Åpne filen

Når ChatGPT har laget .ics-filen, åpner du den på telefonen eller datamaskinen. En .ics-fil er et standardformat for kalenderhendelser og støttes av de vanligste kalenderløsningene.

På iPhone og Mac kan du åpne filen og legge hendelsene til i Kalender. Bruker du Google Kalender, Outlook eller en annen kalenderløsning, kan .ics-filen normalt importeres der også. Selve fremgangsmåten kan variere litt mellom tjenestene.

Du kan be om mer enn bare datoene

Når ChatGPT først lager kalenderfilen, kan du samtidig bestemme hvordan hendelsene skal bygges opp.

• «Legg inn en påminnelse dagen før.»
• «Legg inn en ekstra påminnelse to timer før.»
• «Skriv Gruppe A i tittelen på alle hendelsene.»
• «Ta med hva vi skal ha med i beskrivelsen.»
• «Hvis det bare står en dato og ikke noe klokkeslett, lag det som en heldagshendelse.»
• «Ikke ta med datoene som gjelder gruppe B.»
• «Lag bare kalenderoppføringer for aktiviteter der foreldrene må gjøre eller huske noe.»

Jo tydeligere du beskriver hva du ønsker, desto mindre opprydding trenger du å gjøre etterpå.

Ikke bare for foreldre

Samme metode fungerer nesten hver gang du får informasjon med mange datoer.

• Skole: foreldremøter, fridager, aktiviteter, turer og arrangementer.
• Idrett: treninger, kamper, cuper, dugnader og foreldrevakter.
• Jobb: kursdatoer, samlinger, frister, møter og arrangementer.
• Kurs og foreninger: samlinger, undervisning, arrangementer og påmeldingsfrister.
• Reiser: fly, hotell, aktiviteter, reservasjoner og viktige tidspunkter.
• Private planer: avtaler, bursdager, arrangementer og andre ting du vil slippe å registrere manuelt.

Be ChatGPT finne det du faktisk må huske

Noen ganger er det ikke datoene i seg selv som er problemet. Det er å oppdage hva du faktisk må gjøre. Hvis du får en lang informasjonsmail, kan du derfor også spørre:

Les gjennom denne informasjonen og finn alt jeg må gjøre, huske, ta med, betale, melde meg på eller møte opp til.

Lag først en kort sjekkliste.

Finn deretter alle punktene som har en dato eller frist, og lag en kalenderfil (.ics) med disse.

Ikke finn på datoer eller informasjon som ikke står i originalen.

Da bruker du KI til mer enn å kopiere datoer. Du bruker den også til å sortere informasjonen og finne det som krever handling.

Ta en rask kontroll

Hvis originalinformasjonen inneholder sensitive eller personlige opplysninger, bør du også vurdere hva du faktisk trenger å dele med KI-tjenesten. Beskjær gjerne skjermbilder eller fjern informasjon som ikke er nødvendig for oppgaven.

Fra informasjonskaos til ferdig kalender

Dette er kanskje ikke den mest spektakulære bruken av KI. Men det er nettopp slike små oppgaver som gjør teknologien nyttig i hverdagen.

Neste gang du får en e-post, PDF eller et bilde med ti datoer du må huske: ikke begynn å registrere dem én etter én. Gi informasjonen til ChatGPT, be om en .ics-fil, kontroller resultatet og importer hele planen i kalenderen.

1. 1Last opp.
2. 2Fortell hva som gjelder deg.
3. 3Be om kalenderfil.
4. 4Kontroller og importer.

Vil du lære flere slike KI-triks?

KI handler ikke bare om å skrive tekster eller stille spørsmål til en chatbot. På KI Akademiet lærer du hvordan du bruker KI til faktiske oppgaver – på jobb og i hverdagen. Utforsk flere guider, verktøy og kurs og finn bruksområdene som faktisk sparer deg tid.