KI-kurs for kommuner, etater og offentlige virksomheter
Bruk KI i offentlig sektor uten å gå på akkord med kravene
Offentlig sektor produserer tekst hele dagen: vedtak, saksframlegg, høringssvar, referater og svar til innbyggere. KI kan gjøre mye av dette raskere og langt mer forståelig. På dette kurset lærer dere hvor gevinsten faktisk ligger, og like viktig: hvor grensene går for taushetsplikt, arkivplikt og forsvarlig saksbehandling.
Praktisk undervisning for nybegynnere. Ingen teknisk bakgrunn nødvendig.
Verktøyene er allerede i bruk. Rammene er ofte ikke avklart
Noen i virksomheten bruker KI hver dag. Andre tør ikke, fordi ingen har sagt tydelig hva som er lov. Resultatet er tilfeldig praksis: to saksbehandlere gjør det samme på helt ulike måter, og ingen av dem er sikre på om de gjør noe galt.
Samtidig er behovet reelt. Brev som ingen forstår gir klager og telefoner. Høringsrunder gir hundrevis av innspill som skal leses. Det skal skrives saksframlegg, protokoller, nettsidetekst og informasjon til innbyggere, og bemanningen er den den er.
KI løser ikke ressurssituasjonen. Men den kan fjerne en god del av tomt-ark-arbeidet, og den kan gjøre språket i det offentlige vesentlig bedre. Forutsetningen er at folk vet hva verktøyet duger til, hva det ikke skal brukes til, og hva som alltid må kvalitetssikres av et menneske med ansvar.
Dette kan dere bruke KI til
Klarspråk
Gjør brev, vedtak og informasjon forståelig uten å endre innholdet. Den største og minst risikable gevinsten i offentlig sektor.
Saksframlegg og møtedokumenter
Struktur, førsteutkast, innkallinger, protokoller og oppsummering av lange utredninger til korte beslutningsnotater.
Høringer og innspill
Gruppér innspill etter tema, finn uenighetene og få et førsteutkast til oppsummeringsmatrise.
Innbyggerdialog
Maler for gjengangerhenvendelser, tydelige tjenestebeskrivelser og spørsmål og svar som faktisk svarer.
Internt arbeid
Rutinebeskrivelser, stillingsutlysninger, kravspesifikasjoner, opplæringsmateriell og interne veiledere.
Retningslinjer for egen bruk
En kort og konkret kjørebok for hva ansatte kan og ikke kan gjøre, tilpasset verktøyene dere faktisk har.
Eksempler fra en vanlig kommunal hverdag
«Vi får mange henvendelser fordi innbyggerne ikke forstår vedtakene våre.»
Dere lærer å gjøre om vedtakstekst til klarspråk uten å endre det juridiske innholdet, og å lage maler som hever nivået på alt som sendes ut etterpå.
«Vi har fått inn over hundre høringssvar til kommuneplanen og skal oppsummere dem.»
Dere lærer å strukturere og gruppere store tekstmengder, og å bruke oppsummeringen som arbeidsdokument mens dere leser originalene der det betyr noe.
«Ansatte spør om de har lov til å bruke ChatGPT i jobben.»
Dere jobber frem et tydelig svar: hva som kan gjøres i hvilke verktøy, hva som aldri limes inn, og hvem som bestemmer.
«Nettsidene våre er skrevet av mange folk over mange år og spriker.»
Dere lærer å sette en språkstandard, og å bruke KI til å gå gjennom eksisterende tekster mot den standarden.
«Vi skal anskaffe et nytt fagsystem og skrive kravspesifikasjon.»
Dere lærer å bruke KI til struktur, sjekkspørsmål og førsteutkast, mens de faglige kravene og vurderingene forblir deres.
Hva er spart tid verdt hos dere?
- 15 medarbeidere
- 20 minutter spart per arbeidsdag
- 225 arbeidsdager
Basert på 800 kr per time og 225 arbeidsdager i året.
Tilsvarer ca. 1 125 timer per år frigjort tid.
Henvendelse lest, avklart internt, besvart og journalført.
Anslag: ca. 25 min per stk.
Utkast til politisk sak eller høringssvar, med kildesjekk.
Anslag: ca. 5 timer per stk.
Referat skrevet ut, kvalitetssikret og distribuert.
Anslag: ca. 45 min per stk.
Regnet ut fra frigjort tid per år. Tidsanslagene gjelder hele oppgaven – inkludert avklaring, kvalitetssikring og dokumentasjon – og er anslag, ikke løfter.
Anslaget er et regneeksempel, ikke et løfte. Dra i sliderne for å se deres eget tall.
Slik jobber vi på kurset
Forstå mulighetene
Se hva KI er god til, hva den ikke er god til og hvor du bør være forsiktig.
Arbeid med ekte oppgaver
Bruk eksempler fra din egen virksomhet eller oppgaver som ligner.
Bygg noe du kan gjenbruke
Lag maler, rammer, beskrivelser og arbeidsmåter du kan bruke videre.
Kontroller resultatet
Lær hvordan du oppdager feil, mangler og påstander som må undersøkes.
Dette kan vi bygge på kurset
- en klarspråkmal for brev og vedtak i deres virksomhet
- en kort kjørebok for hva ansatte kan bruke KI til
- en liste over hva som aldri skal limes inn i et KI-verktøy
- maler for gjengangerhenvendelser fra innbyggere
- en arbeidsmåte for å oppsummere høringssvar og innspill
- maler for saksframlegg, innkalling og protokoll
- en rutine for kvalitetssikring før noe går ut av huset
- konkrete oppskrifter avdelingen kan bruke fra dagen etter
Nøyaktig innhold tilpasses gruppen, kursets lengde og hvilke oppgaver dere tar med.
Kurset passer blant annet for
Kurset erstatter ikke virksomhetens egne vurderinger etter personvernregelverket, arkivregelverket eller anskaffelsesreglene. Vi jobber innenfor de verktøyene og rammene dere allerede har, og er tydelige på hva som må avklares internt før noe tas i bruk.
Trygg og fornuftig bruk
KI kan gi svar som ser riktige ut, men som ikke er det. Derfor bruker vi tid på hva du bør kontrollere, hvilke opplysninger du ikke bør dele og hvordan du beholder ansvaret for det som publiseres eller sendes til kunder.
Du får ingen løfter om bestemte resultater. Du får en arbeidsmåte, konkrete eksempler og maler du kan bruke videre i din egen virksomhet.
Spørsmål og svar
Kan vi bruke KI når vi har taushetsplikt?
Ja, til mye, men ikke til alt. Hovedregelen er at opplysninger om enkeltpersoner ikke skal inn i åpne KI-tjenester. På kurset går vi gjennom hva som kan anonymiseres, hva som må gjøres i godkjente løsninger med databehandleravtale, og hva som ikke bør gjøres med KI i det hele tatt.
Kan KI skrive vedtak for oss?
KI kan hjelpe med språk, struktur og førsteutkast. Den kan ikke gjøre den frie skjønnsutøvelsen, skrive begrunnelsen på egen hånd eller avgjøre saken. Ansvaret ligger fortsatt hos saksbehandler, og reglene for automatiserte avgjørelser er strenge.
Hva med arkiv og innsyn?
Journalførings- og arkivplikten gjelder uansett hvilket verktøy teksten ble laget i, og innsynsretten etter offentleglova forsvinner ikke. Vi tar dette som et eget punkt, slik at praksisen deres henger sammen med rutinene dere allerede har.
Kan dere holde kurset for hele enheten vår?
Ja. Vi holder kurset bedriftsinternt og tilpasser eksemplene til fagområdet og verktøyene dere bruker. Vi kan også kombinere et kort foredrag for alle ansatte med et lengre kurs for dem som skal jobbe mest med dette.
Må deltakerne kunne noe fra før?
Nei. Kurset er praktisk og laget for nybegynnere. Har dere folk som har brukt KI en stund, får de mer ut av delene om kvalitetssikring, maler og interne retningslinjer.
Gi de ansatte et tydelig svar på hva de kan gjøre
Ta med et brev, et saksframlegg eller en henvendelsestype dere bruker mye tid på. Vi bruker deres egne dokumenter som utgangspunkt, ikke oppdiktede eksempler.