Bruk KI til e-post og kundesvar
E-post er stedet de fleste sparer sine første timer med KI (AI). Her er arbeidsmåten for førsteutkast, vanskelige svar og gjengangere, uten at det slutter å høres ut som deg.
Førsteutkastet på 30 sekunder
Ikke skriv e-posten, bestill den. Si hvem mottakeren er, hva som må sies, og hvilken tone du vil ha. Les utkastet, juster én runde, og gjør det til ditt eget før du sender.
Skriv et utkast til e-post til en leverandør vi har ventet på i to uker. Vi trenger levering innen fredag, ellers må vi finne en annen løsning. Tonen skal være vennlig, men bestemt. Maks 100 ord.
Vennlig, men bestemt: akkurat den typen e-post som er lett å utsette og rask å bestille.
De vanskelige svarene
Klager, purringer og avslag er der KI hjelper mest, fordi det er der vi mennesker bruker lengst tid på å finne ordene. Gi modellen situasjonen ærlig, inkludert det som er ubehagelig, og be om et svar som er ryddig uten å love for mye. Sjekk alltid at utkastet ikke innrømmer eller lover noe du ikke kan stå ved.
Lag maler for gjengangerne
Svarer du på det samme hver uke? Det er et oppsett, ikke en engangsjobb. Lag en mal per gjenganger: prisforespørsel, bookingspørsmål, reklamasjon. Guiden om faste oppsett viser hvordan.
Behold din egen tone
Lim inn to eller tre e-poster du har skrevet og er fornøyd med, og be om samme stil. Det er den enkleste forsikringen mot at alt begynner å høres likt ut. Og les alltid høyt før du sender: setninger du aldri ville sagt, skal ut.
Det du alltid sjekker før sending
Navn, datoer, priser og løfter. Det er de fire tingene som gjør skade når de er feil, og de fire tingene modellen gjetter på når den mangler informasjon.
Vanlige feil
- Å sende utkastet urørt. Mottakere merker det, og du mister tonen din.
- Å la modellen gjette på pris, dato eller vilkår i stedet for å oppgi dem.
- Å bruke KI til alt. Korte svar til folk du kjenner går raskere uten.
- Å lime inn hele e-posttråder med personopplysninger. Ta med det som trengs.
Ord du møtte i denne guiden
Gjenbrukbare prompts og arbeidsmåter du lager én gang og bruker hver gang oppgaven dukker opp. Forskjellen på å teste KI og å faktisk bruke KI.
Å vise modellen ett eller flere eksempler på hvordan svaret skal se ut, slik at den etterligner formen. En av de enkleste måtene å få bedre svar på.
Reglene og vurderingene rundt persondata når du bruker KI-verktøy. Tommelfingerregel: ikke del opplysninger om andre som de ikke ville delt selv.
Det umiskjennelige preget tekst får når den er skrevet av KI og ikke bearbeidet: stive fraser, tomme superlativer og overdreven struktur.
Neste steg
Vil du lære dette med hjelp underveis? Se kursene for bedrift eller privat.